Письмо от адреса вида «ivan.petrov1987@…» и письмо от «info@вашакомпания.ru» читаются по-разному. Первое похоже на частную переписку, второе — на компанию. Но дело не только во внешнем виде: почта на своём домене помогает не терять переписку и самому решать, кто к ней имеет доступ.
Зачем бизнесу почта на домене
Доверие. Клиенту проще ответить на письмо от адреса, совпадающего с сайтом. Счёт, коммерческое предложение и подтверждение заявки с такого адреса воспринимаются серьёзнее.
Почта остаётся у компании. Если письма идут на личный ящик менеджера, то при его уходе вся переписка уходит вместе с ним. Адрес вроде «zakaz@» или «info@» принадлежит компании, и его можно передать другому человеку.
Порядок в ролях. Можно завести отдельные адреса: для заявок, для бухгалтерии, для сотрудников. Так проще разбираться, куда что писать.
Независимость. Почта не привязана к конкретному почтовому сервису: домен ваш, и при желании вы можете перенести ящики к другому провайдеру, сохранив адреса.
Меньше риска, что письма попадут в спам. Письма с общедоступных адресов, отправляемые с сайта, чаще попадают в папку «Спам». Правильно настроенная почта на домене (о ней ниже) помогает письмам доходить.
Какие бывают варианты
Почтовые сервисы для бизнеса
Ряд почтовых сервисов позволяют подключить свой домен и получить ящики с интерфейсом, знакомым по обычной почте. Вы создаёте ящики для сотрудников, задаёте им пароли, а сервис хранит письма и защищает от спама. Плюсы: удобный веб-интерфейс, приложения для телефона, понятные настройки. Условия и стоимость у каждого сервиса свои, их лучше смотреть на сайте выбранного сервиса.
Почта у хостинга
Многие хостинги дают почту вместе с размещением сайта. Это удобно, когда всё в одном месте и для начала нужно немного ящиков. Но у такого варианта есть особенности: интерфейс может быть проще, лимиты — строже, а если вы позже поменяете хостинг, почту придётся переносить или перенастраивать.
Что выбрать
Если ящиков немного и нет особых требований, хватит почты у хостинга. Если в компании несколько сотрудников, нужны общие папки, удобный телефон и стабильность — присмотритесь к почтовым сервисам для бизнеса. Главное условие при любом выборе: домен и доступ к его настройкам остаются у вас.
Как завести почту на домене: порядок
- Выберите, где будет почта. Хостинг или почтовый сервис.
- Подключите домен. Сервис попросит подтвердить, что домен ваш: обычно это запись в настройках DNS.
- Добавьте записи в настройках DNS. Сервис даст список записей, которые нужно внести: MX, SPF, DKIM. Их вносят у того, кто управляет DNS вашего домена, то есть у регистратора или хостинга.
- Создайте ящики и раздайте доступы.
- Настройте почту на телефонах и в программах. Пригодятся инструкции вашего сервиса.
- Проверьте отправку и получение. Отправьте себе тестовые письма с разных ящиков и убедитесь, что они доходят и не попадают в спам.
- Запишите, где что настроено: в каком сервисе почта, кто администратор, где хранятся пароли.
Три записи в DNS простыми словами
Вам не нужно разбираться в технических деталях, но полезно понимать, что это за записи и зачем.
- MX подсказывает интернету, куда доставлять письма, адресованные вашему домену. Если MX указывает на почтовый сервис, то письма приходят в его ящики. Это самая важная запись.
- SPF — список тех, кому разрешено отправлять письма от имени вашего домена. Если письмо отправлено с неразрешённого сервера, почтовые системы могут отнести его к подозрительным.
- DKIM — цифровая подпись, которая подтверждает, что письмо действительно отправлено с вашего домена и его не изменили по пути.
Вместе SPF и DKIM помогают письмам с вашего адреса доходить до получателей, а не оседать в спаме. Нужные значения для них выдаёт сам почтовый сервис: вам остаётся скопировать их в настройки DNS без изменений.
Главное правило при переезде сайта: не трогать MX
Самая частая ошибка: сайт переносят на другой хостинг или делают заново, при этом меняют DNS-записи домена целиком, и вместе с ними пропадает MX. Сайт открывается, всё хорошо, а письма перестают приходить. Заметить это удаётся не сразу: клиенты пишут, а вы не получаете.
Поэтому перед любыми работами с DNS:
- сохраните копию всех текущих записей: MX, SPF, DKIM и остальных;
- убедитесь, что при смене хостинга меняются только записи, отвечающие за сайт;
- если почта у хостинга, а вы переезжаете с него, заранее решите, где она будет дальше, и перенесите ящики до переезда;
- после переезда отправьте тестовое письмо на каждый рабочий адрес и с каждого.
Так мы делали при переезде блога kalsin.ru: старые адреса разобрали по одному, а почта на домене не пострадала. Подробнее о переезде — в статье про перенос сайта без потери позиций.
Что ещё стоит сделать
- Заведите отдельный адрес для форм сайта, чтобы заявки не пропадали в чьих-то личных письмах.
- Используйте разные пароли и двухфакторную проверку там, где она есть.
- Удаляйте или перенаправляйте ящики уволившихся сотрудников, но не стирайте переписку сразу.
- Храните список ящиков и администраторов в документах компании.
Если некогда разбираться
В KALSIN при запуске или переносе сайта мы отдельно проверяем, куда настроена почта на домене, и не меняем MX без согласования. Если сайт уже есть и вы сомневаетесь в почте, закажите бесплатный разбор сайта.
Частые ошибки
- Почта только на личном ящике директора. Все письма и пароли от сервисов привязаны к одному человеку.
- Доступ к почте у подрядчика, а не у компании. Та же история, что и с доменом: у вас должны быть и домен, и админ-доступ к почте.
- Одинаковый пароль для всех ящиков.
- Отправка писем с сайта с адреса, которого нет в почте. Такие письма чаще попадают в спам и теряются.
- Удалён MX после работ с DNS и никто не проверил, приходят ли письма.
